Modalités

La participation au Rapport Mieux-être propulsé par Manuvie Vitalité est assujettie aux présentes modalités, qui peuvent être modifiées de temps à autre. Il est possible d’obtenir une copie des plus récentes modalités et des renseignements les plus à jour relatifs au Rapport Mieux-être à l’adresse https://na1.voxco.com/Media/204/Le_Rapport_Mieux-etre_Modalites.html

1. Qu’est-ce que Le Rapport Mieux-être fourni par Manuvie Vitalité?

Le Rapport Mieux-être propulsé par Manuvie Vitalité (“Le Rapport Mieux-être”) est une collaboration entre La Compagnie d’Assurance-Vie Manufacturers (Manuvie), The Vitality Group, Inc. (TVG) et RAND Europe Community Interest Company (RAND) (ci-après désignées par le terme « nous »). TVG, en collaboration avec Manuvie, a élaboré ce sondage, et RAND analyse les données et détermine les résultats liés à l’organisation.

Phase 5 Consulting Group Inc. (Phase 5) est le partenaire de collecte de données choisi par Manuvie pour administrer et recueillir les renseignements auprès des organisations et des employés au Canada.

Pour les organisations canadiennes participantes, Le Rapport Mieux-être vise à sensibiliser à la santé des employés sur les plans physique, mental et financier, en utilisant des indicateurs précis liés au mode de vie et au mieux-être. Nous avons pour objectif de mieux comprendre les risques auxquels les organisations canadiennes sont confrontées sur une base longitudinale, ainsi que la façon dont le milieu de travail peut contribuer au changement des habitudes liées à la santé et au mode de vie des employés.

2. Qui peut participer?

Pour participer, votre organisation doit avoir un régime d’assurance collective ou un régime d’épargne collectif auprès de Manuvie. Par ailleurs, afin d’assurer la protection de la vie privée et de la confidentialité de vos employés, Le Rapport Mieux-être est uniquement mis à la disposition des organisations comptant au moins 25 employés. La participation est gratuite et facultative pour les employés.

3. Comment participer

Pour participer, vous devez désigner un représentant de votre organisation, qui agira comme principale personne-ressource auprès de nous. Votre représentant procèdera à l’inscription en ligne avec Phase 5, notamment en fournissant à Phase 5 des précisions sur les données démographiques de votre milieu de travail et les initiatives liées à la santé et au mieux-être qui sont entreprises au sein de l’organisation. Ce représentant doit accepter les présentes modalités au nom de votre organisation. Manuvie se réserve le droit de restreindre ou de clore les inscriptions à tout moment.

Votre représentant recevra des instructions sur la façon dont les employés peuvent participer au sondage. Les employés doivent être âgés d’au moins 18 ans, avoir une adresse de courriel valide et unique et avoir accès à Internet. Les employés participants devront confirmer leur adresse de courriel complète et remplir entièrement le sondage auprès des employés en utilisant les identifiants qu’ils fournissent lors de leur inscription. Les employés seront invités à lire et à accepter les modalités de participation particulières qui s’appliquent à eux avant de remplir le questionnaire du sondage.

4. Responsabilités de l’organisation participante

Chaque organisation devra :

1. Remplir le sondage organisationnel
2. Informer ses employés de sa participation au Rapport Mieux-être et encourager la participation
3. Veiller à ce que tous les employés puissent accéder au sondage auprès des employés et encourager les employés à remplir entièrement ce sondage, et ce, dans un délai convenable. La participation des employés au sondage est facultative, mais une faible participation aura une incidence sur les résultats.

5. RÉSULTATS ET RAPPORTS (AUCUN CONSEIL MÉDICAL)

Les organisations participantes qui atteignent le taux de participation minimal des employés de 25 participants recevront un rapport organisationnel. Le rapport organisationnel repose sur les réponses fournies dans le cadre du sondage auprès des employés et donnera un aperçu du bien-être des employés de l’organisation, ainsi que des renseignements de référence uniques qui serviront à façonner les futures stratégies de l’employeur. Le rapport organisationnel fera état des réponses des employés sous forme agrégée de façon que les réponses individuelles ne puissent pas être associées à des identifiants personnels ou à des personnes. Après avoir rempli le sondage auprès des employés, les employés recevront chacun un Rapport de santé personnel et leur âge Vitalité^MC en fonction des réponses qu’ils ont fournies. Ces résultats du sondage sont propres à l’employé et ne sont aucunement communiqués à l’employeur, sauf sous forme agrégée.

Le rapport organisationnel est fourni par RAND et Manuvie sur la base des renseignements transmis à RAND dans le cadre du sondage auprès des employés et du sondage organisationnel. Le Rapport de santé personnel et l’âge Vitalité^MC sont fournis par Phase 5 et Manuvie à l’aide d’un outil numérique fourni par TVG. Les Rapports ne sont pas examinés par des professionnels médicaux et ils sont fournis à titre strictement informatif. Les Rapports ne constituent pas une évaluation médicale et il ne faut aucunement s’y fier à cette fin. Les Rapports n’ont pas vocation à fournir des conseils médicaux d’experts qualifiés et ne peuvent pas remplacer de tels conseils, et ils ne doivent pas être utilisés à des fins d’autodiagnostic ou de traitement. Nous ne certifions ni ne garantissons en aucun cas que les Rapports seront disponibles en permanence. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des renseignements erronés soumis dans le cadre de tout sondage auprès des employés ou de toute évaluation organisationnelle.

LES RENSEIGNEMENTS FOURNIS RELATIVEMENT AU RAPPORT MIEUX-ÊTRE SONT DE NATURE GÉNÉRALE SEULEMENT. ILS NE TIENNENT PAS COMPTE DES BESOINS INDIVIDUELS PRÉCIS. ILS NE CONSTITUENT PAS DES CONSEILS MÉDICAUX, NUTRITIONNELS, FINANCIERS OU LIÉS À LA SANTÉ MENTALE OU PHYSIQUE, NI DES CONSEILS D’UN AUTRE ORDRE. LE CAS ÉCHÉANT, IL CONVIENT DE CONSULTER DES PROFESSIONNELS COMPÉTENTS DANS CES DOMAINES. DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, NOUS N’ACCEPTONS AUCUNE RESPONSABILITÉ À CET ÉGARD.

6. Vos renseignements

Dans ces modalités, nous utilisons certains termes qui ont un sens précis. Le terme « Renseignements Personnels » désigne tout renseignement pouvant servir à identifier une personne, comme son nom, son adresse ou sa date de naissance. Les renseignements « Anonymisés » désignent tous les renseignements pour lesquels on a supprimé les renseignements personnels afin que l’on ne puisse pas identifier la personne. Les données « Agrégées » désignent un ensemble de renseignements anonymisés provenant d’une ou de plusieurs sources.

La protection de votre vie privée est importante pour toutes les parties intervenant dans le cadre du Rapport Mieux-être. Nous suivons plusieurs procédures qui nous permettent de nous acquitter de nos obligations et de nos responsabilités en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Les renseignements soumis dans le cadre des sondages seront utilisés pour la réalisation du Rapport Mieux-être, notamment l’examen, l’analyse et la production de rapports pour les organisations participantes et leurs employés, ainsi qu’à des fins de recherche. Les réponses demeureront confidentielles. Tous les renseignements recueillis auprès des organisations participantes seront considérés comme les renseignements confidentiels des organisations en question. Toutes les données nominatives recueillies auprès des employés seront considérées comme les renseignements personnels des employés en question. Les données nominatives transmises par voie électronique seront chiffrées.

Les constats tirés de toutes les réponses Agrégées pourraient être publiés dans des rapports et des articles de recherche, et regroupés avec des données agrégées précédemment recueillies par les organisations participantes. Nous pourrions collecter les données agrégées recueillies auprès des participants et les utiliser pour concevoir des documents liés à de futurs sondages, ainsi que des produits et des services supplémentaires.

Les employés participants recevront leur propre Rapport de santé personnel et leur âge Vitalité^MC. Le rapport organisationnel (fourni aux organisations qui ont atteint le taux de participation minimal des employés) fera état des réponses des employés sous forme agrégée de façon que les réponses individuelles ne puissent pas être associées à des identifiants personnels ou à des personnes précises.

Dans le cadre de l’administration du Rapport Mieux-être fourni par Manuvie Vitalité, les organisations ci-dessous recueilleront, utiliseront et communiqueront des Renseignements Personnels et des Renseignements Confidentiels des façons suivantes :

Phase 5

Les réponses à tous les sondages seront recueillies par Phase 5 au Canada. Les réponses des employés, y compris tous leurs Renseignements Personnels, seront conservées sur des serveurs protégés par une technologie de chiffrement. Phase 5 Anonymisera toutes les données recueillies auprès des participants (en supprimant touts les Renseignements Personnels) avant de transmettre ces données à RAND à des fins d’examen et d’analyse. Tous les renseignements sont recueillis, utilisés, conservés et communiqués conformément aux politiques de Phase 5 en matière de protection de la vie privée, lesquelles sont mises à jour de temps à autre et peuvent être consultées à l’adresse http://phase-5.com/politique-de-confidentialit/. En participant au Rapport Mieux-être , vous consentez à la collecte, à l’utilisation, et à la communication de vos Renseignements Confidentiels et Personnels par Phase 5 aux fins précisées dans les présentes modalités.

Manuvie

Manuvie recueillera, utilisera et communiquera tous les renseignements qui lui sont fournis, y compris les Renseignements Confidentiels des organisations participantes et les Renseignements Personnels des employés, conformément à ses politiques en matière de protection de la vie privée, qui seront mises à jour de temps à autre.

Manuvie recevra, de Phase 5, des renseignements Dépersonnalisés découlant des réponses données aux sondages menés auprès des employés. Manuvie recevra également de RAND des rapports sur la santé organisationnelle. Les renseignements personnels que Manuvie reçoit de Phase 5 sont limités aux renseignements dont Manuvie peut avoir besoin pour administrer les garanties qu’une organisation participante peut indiquer comme ayant trait à la participation de son effectif au sondage auprès des employés. Manuvie ne divulguera à aucune autre organisation les renseignements personnels qu’elle reçoit de Phase 5. Les rapports sur la santé organisationnelle seront communiqués à l’employeur concerné.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur Manuvie et ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels à l’adresse https://www.manuvie.ca/politiques-de-confidentialite.html. En participant au sondage Rapport Mieux-être, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements Personnels et confidentiels aux fins précisées dans les présentes modalités.

TVG

TVG reçoit les renseignements Dépersonnalisés du sondage the Phase 5, et pourrait utiliser ces renseignements à des fins d’étude de marché et de développement. TVG est aussi le fournisseur de l’outil lié à l’âge Vitalité^MC qui est utilisé par Phase 5 pour fournir l’âge Vitalité. En participant au Rapport Mieux-être, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication de vos Renseignements Confidentiels aux fins précisées dans les présentes modalités. Pour en savoir plus sur les pratiques de TGV en matière de protection de la vie privée, vous pouvez visiter le site Web de TGV à l’adresse https://www.vitalitygroup.com/privacy-policy/.

RAND

En tant qu’organisation responsable de l’analyse des données Dépersonnalisés recueillies auprès des organisations et des employés participants, RAND a une politique de protection des données et exige que ses employés suivent une formation annuelle sur la sécurité de l’information et signent des ententes de non-divulgation. RAND recevra des données Dépersonnalisés de la part de Phase 5 et sera responsable de la production des rapports organisationnels. En participant au Rapport Mieux-être, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication de vos renseignements confidentiels aux fins précisées dans les présentes modalités. Pour en savoir plus sur les pratiques de RAND en matière de protection de la vie privée, vous pouvez visiter le site Web de RAND à l’adresse https://www.rand.org/randeurope/privacy.html.

7. Données conservées au Canada

Toutes les données des organisations et employés participants seront recueillies et conservées au Canada. Cependant, plusieurs des organisations intervenant dans le cadre du Rapport Mieux-être sont établies dans des territoires de compétence situés à l’extérieur du Canada : TVG se trouve aux États-Unis et RAND, au Royaume-Uni. Les renseignements fournis à ces organisations peuvent être assujettis aux lois en vigueur dans les territoires de compétence où elles sont domiciliées. Aucune Renseignements Personnels nominative d’un employé ne sera fournie à une organisation située à l’extérieur du Canada sans le consentement exprès de l’employé en question. En participant au Rapport Mieux-être, vous attestez et convenez que, nonobstant toute autre entente que vous pourriez avoir avec Manuvie, les données agrégées anonymisées de vos employés et vos renseignements confidentiels peuvent être communiqués à TVG et à RAND à l’extérieur du Canada uniquement aux fins de leur intervention dans le cadre du Rapport Mieux-être et de l’administration de ce rapport.

8. Conditions d’utilisation et témoins

Les organisations et employés participants consentent à l’utilisation de témoins dans les sites Web des sondages et acceptent les conditions d’utilisation de Phase 5 relativement aux sites Web.

9. Cessation de votre participation

Les organisations et les employés peuvent mettre fin à leur participation à tout moment. Pour mettre fin à la participation de votre organisation, veuillez communiquer avec nous à LeRapportMieux-etre@Phase-5.com. Nous pouvons résilier votre participation à tout moment si nous soupçonnons que votre organisation a agi d’une façon inappropriée, frauduleuse ou illégale. Nous nous réservons le droit de modifier, de suspendre et de révoquer Le Rapport Mieux-être à tout moment, à notre entière discrétion, et ce, sans vous en aviser.

10. Comment nous communiquons avec vous

Nous vous fournirons généralement des renseignements concernant Le Rapport Mieux-être en communiquant avec votre représentant ou en utilisant les coordonnées que vous avez fournies lors de votre inscription. En acceptant les présentes modalités, vous consentez à recevoir des documents et des avis par voie électronique.